Kunnanhallitus, kokous 21.6.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 98 Matkailupalvelujen hankinta 1.9.2021 - 31.12.2022

PuuDno-2021-18

Valmistelija

  • Niina Kuuva, kunnanjohtaja, niina.kuuva@puumala.fi

Kuvaus

Puumalan kunta on pyytänyt tarjousta matkailu- ja markkinointipalveluiden toteuttamisesta aikavälillä 1.9.2021–31.12.2022.

Asian tausta on alun perin matkailuyrittäjille vuodenvaihteessa suunnatussa kyselyssä, jonka pohjalta lähdettiin valmistelemaan sekä matkailuyrittäjien yritysryhmähanketta että kunnan matkailupalvelujen osittaista ostamista ulkopuolelta. Yrittäjille suunnattuun kyselyyn vastasi tuolloin 19 toimijaa. Kyselyssä kysyttiin mm. halukkuutta osallistua yhteismarkkinointiin, tarvetta matkanjärjestäjäoikeuksille, halukkuutta verkkokaupan rakentamiseen ja yritysryhmämuotoiseen kehittämiseen. Kunnanhallitus teki maaliskuun kokouksessa periaatepäätöksen siitä,​ että matkailupalveluita lähdetään kehittämään yhteistyö-​ ja ostopalvelusopimuksen kautta,​ joista pyydetään tarjoukset. 

 

Kunta pyysi tarjouksia matkailupalvelujen tuottamisesta. Tarjouspyyntö julkaistiin 25.5.2021 kunnan verkkosivuilla ja Puumala-lehdessä. Tarjoukset pyydettiin toimittamaan 10.6.2021 klo 15 mennessä.

Tavoitteena on lisätä ja kehittää Puumalan matkailumarkkinointia hyödyntämällä ennen kaikkea matkailuyritysten omia intressejä ja panoksia. Tällä hetkellä Puumalan kunnan matkailupalveluista vastaa markkinointipäällikkö. Palvelun ostotarve liittyy matkailupalveluiden uudelleenorganisoinnin tarpeeseen, kun nykyinen markkinointipäällikkö työskentelisi syksystä 2021 lähtien osa-aikaisesti. Tavoitteena on ostopalvelusopimuksen kautta kokeilla uutta toimintamallia.

Hankinnan kohteena on matkailu- ja markkinointipalvelut ajalla 1.9.2021–31.12.2022. Ostopalvelun tuottaja tekisi puhelimitse, sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa annettavaa Puumalan kunnan matkailuneuvontaa 1.9.2021-28.2.2022 välisenä ajanjaksona. Kunta edellyttää, että ko. ajanjaksolla matkailuneuvontaa annetaan paikan päällä Puumalan kunnantalolla arkipäivisin klo 9–15 välisenä aikana eli 30 h / viikko. Aikaväliltä 1.3.2022–31.12.2022 ei edellytetä jokapäiväistä läsnäoloa kunnantalolla, vaan työ on matkailu- ja markkinointipalveluita tukevaa toimintaa, kuten yhteystietojen päivittämistä ja digitaalisen saavutettavuuden parantamista, tuotteistamista, tulevien sesonkien valmistelua sekä yritysten aktivointia markkinoimaan omia tuotteitaan ja palvelujaan.

Lisäksi koko ajanjaksolla 1.9.2021-31.12.2022 hankittavaan ostopalveluun kuuluu VisitPuumala.fi-sivuston ja sosiaalisen median kanavien toiminnan ylläpito sekä kehittäminen sekä ajantasaisen tiedon tuottaminen visitpuumala.fi -sivustolla Puumalan kunnan nähtävyyksistä ja muista käyntikohteista, aktiviteeteista, majoitusmahdollisuuksista ja ravintolapalveluista sekä tapahtumakalenterin päivittäminen matkailua tukevilla tapahtumilla. Hankittavaan ostopalveluun kuuluu alueen matkailupalveluiden aktiivinen myynti sekä messuille ja myyntitapahtumiin osallistuminen sekä Puumalan kunnan matkailumarkkinointiin tarvittavien painotuotteiden suunnittelu ja tuottaminen. Taittokustannukset kuuluisivat näiden ns. perusesitteiden osalta ostopalvelun tuottajalle, mutta painokustannukset kunnalle, sillä painosmääriä on tässä vaiheessa vaikea ennakoida. Nämä toimenpiteet kohdentuvat pääosin aikavälille 1.9.- 28.2.2022. Ostopalveluun kuulusi kunnan matkailupalveluiden sekä yritysten tuotteiden ja palveluiden digitaalisen saavutettavuuden tukeminen sekä kunnan matkailupalveluiden yhteiskehittäminen.

Kunta vastaa edelleen itse ja itsenäisesti muusta kuntamarkkinoinnista, jotka koskevat esimerkiksi asukasmarkkinointia, kunnan markkinointia yritysten suuntaan tai kunnan palvelujen ja tapahtumien markkinointia.

Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailukriteerit ovat A) hinta (max 40 pistettä), joka on kokonaishinta ja B) laatu (max 60 pistettä). Laatua vertaillaan alustavien työsuunnitelmien pohjalta. Tarjouspyynnössä pyydettiin toimittamaan tarjouksen liitteenä alustava työsuunnitelma, jossa tarjoaja kuvaa työn toteuttamisen toimenpiteitä ja alustavaa aikataulua. Lisäksi tarjoajan tuli kuvata osaaminen ko. tehtävään. Työsuunnitelmassa tuli esittää toimenpiteitä siihen, millä tavoin matkailupalveluita tulisi yhteiskehittää kunnan kanssa ajalla 1.9.2021-31.12.2022. Lisäksi tuli esittää toimenpiteitä, joilla parannetaan kunnan matkailupalveluiden ja puumalalaisten yritysten digitaalista saavutettavuutta.

Tarjoukset pyydettiin toimittamaan kuntaan viimeistään 10.6.2021 klo 15.00. Hankintayksikölle lähetettävän tarjouksen tulee olla voimassa 31.7.2021 asti.

 

Määräaikaan mennessä saatiin yksi (1) tarjous, jonka toimitti Saimaa Coop Osk. Tarjous sisälsi työsuunnitelman ja tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat.  Tarjous on voimassa 31.7.2021 saakka. Tarjouksen hinta on 39 000 euroa (ALV 0). 

Liitteenä on avauspöytäkirja. Oheismateriaalina on tarjous ja työsuunnitelma. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Niina Kuuva, kunnanjohtaja, niina.kuuva@puumala.fi

Kunnanhallitus päättää 

1. hyväksyä Saimaa Coop Osk jättämän tarjouksen hintaan 39 000 euroa (ALV 0) ja

2. valtuuttaa kunnanjohtajan neuvottelemaan ja allekirjoittamaan ostopalvelusopimuksen. 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Saimaa Coop osk, markkinointipäällikkö, taloushallinto

Liitteet

Avauspöytäkirja matkailupalvelujen hankinta.pdf.pdf (pdf, 66 kt)

Muutoksenhaku

Kyseessä on muutoksenhaku hankintaa koskevaan päätökseen, hankinnat jotka alittavat sekä EU-kynnysarvot että kansalliset kynnysarvot

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen taikka molemmat.

1    OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus

Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Puumalan kunnan kunnanhallitus.
Postiosoite: Keskustie 14, 52200 Puumala
Sähköpostiosoite: kirjaamo@puumala.fi
Puhelinnumero: 015 888 9500
Kunnan kirjaamon aukioloaika: ma – pe 9.00 – 15.00             

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:
–    hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
–    miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
–    millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Puumalan kunnan kirjaamosta.
Postiosoite: Keskustie 14, 52200 Puumala
Sähköpostiosoite: kirjaamo@puumala.fi
Puhelinnumero: 015 888 9500
Kunnan kirjaamon aukioloaika: ma – pe 9.00 – 15.00
 

2    OHJEET KUNTALAIN MUKAISEN OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:
–    se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
–    kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Puumalan kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Puumalan kunnan kunnanhallitus.
Postiosoite: Keskustie 14, 52200 Puumala
Sähköpostiosoite: kirjaamo@puumala.fi
Puhelinnumero: 015 888 9500
Kunnan kirjaamon aukioloaika: ma – pe 9.00 – 15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:
–    päätös, johon haetaan oikaisua
–    se, millaista oikaisua vaaditaan
–    millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Puumalan kunnan kirjaamosta.
Postiosoite: Keskustie 14, 52200 Puumala
Sähköpostiosoite: kirjaamo@puumala.fi
Puhelinnumero: 015 888 9500
Kunnan kirjaamon aukioloaika: ma – pe 9.00 – 15.00